A probléma definiálása

Egyes esetekben lehet relevanciája a fenti módszereknek, de ha egy cégről beszélünk, bizony másfajta megközelítést kell alkalmaznunk. A probléma egy cég esetében mindig egy mérhető, számokkal is kifejezhető eltérés a jelenlegi helyzet és az elérni kívánt állapot között. Ahhoz pedig, hogy az egyes problémákat megfelelően kezeljük, pontosan meg kell határoznunk azt, hogy milyen típusú problémával állunk szemben. 

A lean keretet kínál arra, hogy hogy azonosítsuk a problémákat és segít a megoldási módszerek közti eligazodásban. A probléma meghatározása közben definiálnunk kell, hogy a vállalat melyik stratégiai céljához kapcsolódik. 

A stratégiai célok a biztonság, a minőség, a szállítás, valamint a költséghatékonyság, így a problémának is ezekhez kell kapcsolódnia. Néha nehéz meghatározni a problémát, s az is gyakori, hogy annak számszerűsítése során ütközünk nehézségekbe. 

Szerencsére rengeteget tanulhatunk a konkrét tapasztalatokból, amelyek segítenek megérteni a problémamegoldó módszerek alkalmazását. A jó példák azért is nagyon hasznosak, mert megtanítanak minket arra, hogy hogyan találjuk meg a valódi problémákat és ne a felszíni tünetekkel foglalkozzunk vagy a következményeket próbáljuk enyhíteni.

Ehhez érdemes elolvasni a vonatkozó irodalmat, de a témával foglalkozó rendezvényeken is lehetőségünk van okosodni. Nagy eséllyel találkozhatunk olyan sorstársakkal, akik már végigmentek az előttünk álló hosszú úton, így segíthetnek minket saját problémáink megoldásában. Ilyen hely például a lean konferencia is, ahol rengeteg hasznos és érdekes információval szolgálhatnak számunkra az előadók és a résztvevők is!

A probléma meghatározása tehát egyáltalán nem könnyű, pedig ahhoz, hogy hatékonyan próbáljuk megoldani, ismernünk kell a típusát. A problémák alapvetően 4 típusba sorolhatóak és 4 problémamegoldó folyamat is társul hozzájuk. Ezek a hibaelhárítás, a standardtól való eltérés, a célállapot típusú, valamint az innováció, vagy nyílt végű probléma. 

Nézzünk az első két típusra egy-egy példát. A hibaelhárítás a legegyszerűbb, itt a probléma az, hogy valami egyszerűen nem működik. Ha defektet kapok, kicserélem a gumit. Viszont itt is fontos tudni, hogy mi a defekt, vagyis a hiba valódi oka. Ha az, hogy tele van szegekkel az út, akkor ezzel is foglalkozni kell, különben újra defektünk lesz. 

Standardtól való eltérés akkor következik be, ha valamilyen hibát jelző szám váratlanul megugrik. Mondjuk a szállítással foglalkozó cégedben minden évben van 100 defekt, de idén 300 lett. Ilyenkor nem elég a gumit lecserélni, hanem adatokat kell gyűjteni és meg kell keresni a probléma gyökerét, majd azt kell kezelni. Ez a két példa remekül szemlélteti azt, hogy hiába ugyanaz a hiba, egyáltalán nem mindegy, hogy hogyan reagálunk rá.