Digitális ügyfélszolgálatra is készülnek a Kovászna megyei önkormányzatnál

Andrea Năchilă projektmenedzser beszélt az új rendszer előnyeiről

Fotó: Bodor Tünde

Jövőre életbe lép a digitális ügyfélszolgálat a Kovászna megyei tanácsnál, de „házon belül” is könnyebbé – és remélhetően gyorsabbá is – válnak a munkafolyamatok annak az európai uniós finanszírozású projektnek köszönhetően, amelynek csütörtökön tettek pontot a végére a megyei önkormányzat gyűléstermében.

Bodor Tünde

2023. november 23., 13:412023. november 23., 13:41

Szintet lépünk – mondta Jakab István Barna, a megyei tanács alelnöke bevezetőjében. A Kovászna megyei közigazgatás hatékonyságának növelését célzó projekt tulajdonképpen három területen jelent előrelépést:

eredményeképpen lezárták a 2021–2030-ra szóló megyefejlesztési stratégia, a Potsa-terv (utó)finanszírozását,
és a hatékonyság növelése érdekében digitalizálták a lakossággal való kapcsolattartást, valamint a belső iratforgalmat, ezzel együtt pedig
átszervezték a megyei tanácson belüli munkafolyamatokat is.

Hogy ez a gyakorlatban pontosan hogyan is néz ki, arról Andrea Năchilă projektmenedzser számolt be a hallgatóságnak.

A 2022 tavaszán benyújtott finanszírozási kérést rekordgyorsasággal elbírálták, ami azért is fontos, mert az idei év végéig le kellett zárni a projektet. Kezdetben 3,5 millió lejre becsülték az összes költséget, a szerződések aláírása után azonban kiderült, hogy 2,08 millió lej is elég lesz a kitűzött célokra, hiszen

a Covid-időszak után visszazökkentek az árak egy viszonylag normális kerékvágásba.

A gyakorlatba ültetés a digitalizáció fizikai alapjainak a megteremtésével kezdődött, bár erre csak a költségkeret 4 százalékát használhatták. Némiképp át kellett szervezni a belső munkafolyamatokat ahhoz, hogy az irodák közötti adat- és aktaforgalom működjön, mindenkinek a digitális aláírásával ellátva – ez is megtörtént. Majd

kidolgozták azt a platformot, amelyen a lakosság fordulhat a megyei tanácshoz:

benyújthat kéréseket, petíciókat, panaszokat, igényelhet urbanisztikai engedélyeket. Ezt januártól élesítik, és egy pár hónapos tesztidőszak alatt csiszolják, mérik hatékonyságát.

Végül az eredetileg igényelt és a ténylegesen felhasznált finanszírozás közötti különbség egy részéből pótlólagosan elvégezték a megyei tanács legfontosabb iratainak a digitalizációját is Elméletileg csak tíz évre visszamenőleg tehették ezt meg, azon iratok kivételével, amelyek örökös megőrzésre javallottak: így az az építkezési engedélyeket 1983-ig visszamenőleg, az elnöki rendeleteket és a megyei tanács határozatait 30 évre visszamenőleg digitalizálták.

Összesen 905 ezer oldalnyi dokumentumot szkenneltek be,

ami magába foglal 7,5 ezer építkezési engedélyt, 8 ezer elnöki rendeletet, 13,2 ezer tanácsi határozatot, közel hétszáz föld-visszaszolgáltatásra vonatkozó iratcsomót, négyszáz kisajátítási rendeletet.

Kovászna megye